Acuerdo de tratamiento de datos

Las partes y sus papeles

Este acuerdo es el contrato de transmisión de datos personales que exige el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Tú, el vendedor, eres el responsable del tratamiento: decides para qué se usan los datos de tus clientes.
Contesa es el encargado: trata esos datos por tu cuenta, solo para prestarte el servicio y siguiendo lo que configuras en la app.

Los datos que tratamos sobre ti como cliente de Contesa (tu correo, tus pagos, tu licencia) se rigen por la política de tratamiento de datos, donde Contesa es el responsable.

Qué datos tratamos

Nombre o alias e identificador del cliente en cada canal (número de WhatsApp, usuario de Telegram o Discord).
Los mensajes que te escribe, incluidas las notas de voz, que se transcriben a texto, y las fotos que envía.
Datos de pedidos: productos, valores, dirección y ciudad de entrega, y comprobantes de pago que te envía.
Etiquetas, notas y estados que tú agregas en la Bandeja.
Si atiendes en equipo: el nombre, el rol, el estado (atendiendo, en descanso o fuera de turno) y el horario de cada persona, quién atiende cada chat, las notas internas y los mensajes del chat del equipo.

Contesa no pide datos sensibles. Si un cliente los escribe por su cuenta, se tratan con la misma reserva y solo para responderle.

Para qué y con qué límites

Usamos los datos de tus clientes únicamente para:

Redactar y enviar las respuestas, borradores y seguimientos que tú configuraste.
Avisarte cuando un cliente quiere comprar, pide una persona o envía un comprobante.
Mostrarte tus conversaciones, pedidos y estadísticas en la app.

No los vendemos, no los compartimos con terceros para su propio uso, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Los mensajes por iniciativa de tu negocio, como los seguimientos, solo salen en el horario que permite la Ley 2300 de 2023 y nunca a quien pidió no recibirlos.

Dónde están los datos

Las conversaciones, pedidos, comprobantes y el catálogo se guardan en tu computador, en la carpeta de datos de Contesa. No tenemos una copia de tu historial.

Para escribir cada respuesta, el mensaje del cliente y el contexto necesario (tu catálogo y los últimos mensajes del chat) pasan por nuestro servidor hacia el proveedor de IA. El servidor no los guarda: solo registra cuántas respuestas usaste para llevar tu cupo.

Si vinculas un celular (Ajustes, Celular), autorizas además que guardemos, mientras esté vinculado, lo que le enseñaste a Contesa y un resumen de los chats de los últimos 7 días (nombre del cliente, sus últimos mensajes y tus pedidos recientes), para mostrártelos en el celular. En Android, el celular de relevo nos envía el nombre del chat y el texto de cada mensaje nuevo de WhatsApp para responderlo cuando tu computador está apagado; lo que responde queda en el servidor hasta que tu computador lo trae, máximo 7 días. Si quitas el último celular, lo borramos todo.

Si publicas tu catálogo en línea (Conocimiento, Catálogo), guardamos en nuestro servidor tus productos, precios, fotos, tarifas de envío y el número de WhatsApp del negocio para mostrarlos en una página pública. Son datos de tu negocio, no de tus clientes. Si lo apagas, los borramos.

Pedidos del catálogo. Cuando un cliente arma un pedido en tu catálogo, guardamos en nuestro servidor los productos, las cantidades, la ciudad de envío que escribió, el canal y de dónde llegó (por ejemplo, Instagram), con un código. No guardamos su nombre ni su teléfono: esos llegan a tu computador cuando te escribe por el chat. Un código que nadie usa vence a los 7 días. El link que Contesa comparte en un chat lleva una marca firmada que identifica esa conversación dentro de tu cuenta, sin datos personales, y vence a los 7 días.

Para que una respuesta repetida no gaste respuestas de IA, tu computador guarda las preguntas que la IA respondió y su respuesta durante 60 días. Esa información no sale de tu computador.

Tu equipo

Si invitas personas a tu equipo (Ajustes, Equipo), autorizas que vean desde su celular los chats y pedidos de tus clientes, con el mismo resumen de los últimos 7 días que se describe arriba. Las personas que invitas son tus empleados o colaboradores: atienden a tu nombre y bajo tu responsabilidad, no la de Contesa.

Tú eliges el rol de cada persona y si ve el número completo del cliente. Un vendedor sin ese permiso lo ve oculto (por ejemplo, 310 ••• 4471).
Las notas internas solo las ve tu equipo y nunca se envían al cliente. Se guardan en tu computador y, mientras haya celulares vinculados, las más recientes de cada chat viajan en el resumen.
Los mensajes que escribe tu equipo salen por el número de tu negocio, desde tu computador, y queda registrado quién escribió cada uno.
El celular de una persona de tu equipo nunca lee ni responde mensajes por tu negocio, ni accede a sus chats personales.
El chat del equipo y sus mensajes directos se guardan en nuestro servidor para que lleguen a cada celular y a tu computador: los últimos 300 mensajes, máximo 30 días. Cuando Contesa avisa que un cliente está esperando, un vendedor sin permiso ve su número oculto.
Cuando alguien le pregunta a @Contesa en el chat del equipo, la pregunta, tu catálogo y el resumen de chats y pedidos pasan por nuestro servidor hacia el proveedor de IA para responder, como cualquier otra respuesta. A un vendedor sin permiso, Contesa no le da el número del cliente.
Los borradores con el estilo de cada persona se escriben tomando como ejemplo sus últimos mensajes a clientes. Esos ejemplos se usan solo para redactar el borrador y no se guardan en el servidor.
Si nadie del equipo está atendiendo, Contesa responde en los chats de cada persona y le deja una nota con lo que pasó cuando vuelve.
Las ventas por persona, las comisiones y el registro de quién aprobó comprobantes o tomó cada chat se guardan en tu computador. Al celular de cada persona llegan, en el resumen, sus ventas del mes y, si le das permiso, las del equipo.
Cuando quitas a alguien, pierde el acceso de inmediato. Si quitas el último celular vinculado, borramos el resumen y el chat del equipo del servidor.

Proveedores y transmisión internacional

Para responder usamos los siguientes subencargados. Al aceptar este acuerdo autorizas la transmisión a Estados Unidos, que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce como país con nivel adecuado de protección de datos.

Proveedor	Qué recibe	País
Anthropic	El mensaje y el contexto para redactar la respuesta. No los usa para entrenar sus modelos.	Estados Unidos
Groq	Las notas de voz, para convertirlas en texto.	Estados Unidos
Render	Nuestro servidor, por donde pasan los mensajes sin guardarse.	Estados Unidos
Google Firebase	Solo si vinculas un celular o invitas a tu equipo: el resumen de chats, las notas internas recientes, el chat del equipo (máximo 30 días) y lo que respondió el celular, como se explica arriba.	Estados Unidos

Si agregamos o cambiamos un subencargado que reciba datos de tus clientes, lo publicaremos aquí y te avisaremos en la app antes de usarlo.

WhatsApp, Telegram y Discord no son subencargados nuestros: son los servicios que tú conectas, y tratan los mensajes según sus propias políticas.

Seguridad y confidencialidad

Toda comunicación entre la app, nuestro servidor y los proveedores va cifrada (HTTPS).
Cada respuesta se autoriza con tu licencia: nadie más puede usar tu cupo ni ver tus mensajes.
Las personas que trabajan en Contesa no leen tus conversaciones. Si nos compartes un chat para soporte, lo usamos solo para resolver tu caso y lo borramos después.
La seguridad de tu computador (contraseña de Windows, antivirus, quién lo usa) te corresponde a ti.

Solicitudes de tus clientes

Si un cliente quiere conocer, corregir o borrar sus datos, puedes atenderlo tú desde la Bandeja: borrar el chat, editar el pedido o sacarlo de los seguimientos. Si un cliente nos escribe directamente, le pediremos que contacte a tu negocio y te avisaremos para que lo atiendas dentro de los plazos de la ley: 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos.

Lo que te corresponde a ti

Informar a tus clientes que usas un asistente con inteligencia artificial y cómo tratas sus datos. En la app, en Ajustes, Confianza, tienes un aviso listo para tu perfil.
Contar con su autorización cuando la ley lo exija.
No usar Contesa para escribir a personas que no te contactaron ni para mensajes masivos.
Mantener al día la información que la IA usa: precios, existencias y políticas de tu tienda.
Si atiendes en equipo: que cada persona que invitas conozca tu política de datos, guarde la confidencialidad de lo que ve y deje de tener acceso cuando ya no trabaje contigo.

Incidentes

Si detectamos un acceso no autorizado que afecte datos de tus clientes en nuestro servidor o en un proveedor, te avisaremos por correo en máximo 72 horas desde que lo sepamos, con lo que pasó y lo que hicimos, para que puedas reportarlo a la Superintendencia de Industria y Comercio si corresponde.

Al terminar

Si dejas de usar Contesa, los datos siguen en tu computador hasta que los borres: en Ajustes, Datos, puedes borrar el historial, o puedes desinstalar la app y eliminar su carpeta. Como nuestro servidor no guarda tus conversaciones, no queda una copia con nosotros. Si tenías un celular vinculado, quítalo en Ajustes, Celular, y quita a tu equipo en Ajustes, Equipo: con el último celular fuera, el resumen y el chat del equipo se borran.

Ley aplicable

Este acuerdo se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas de protección de datos de Colombia. Para dudas escríbenos a contesa.soporte@gmail.com.